Делопроизводитель

Требования к кандидату

• Образование: среднее профессиональное образование
• Опыт работы: от 1 года
• Квалификация: Среднее профессиональное образование
• Навыки: Отправка входящей, исходящей корреспонденции, документов, Формирование, подготовка, оформление документов, документации, Ведение делопроизводства, документооборота, Ведение учета входящей/исходящей корреспонденции, Обработка, сортировка, распределение корреспонденции, Прием и обработка, документов, документации, корреспонденции, Оформление, подготовка, редактирование корреспонденции, Обеспечение сохранности документации, Организация, подготовка совещаний, заседаний, собраний, Хранение архивных документов, Сбор документов, документации, Отправка входящей, исходящей корреспонденции, документов, Формирование, подготовка, оформление документов, документации, Ведение делопроизводства, документооборота, Ведение учета входящей/исходящей корреспонденции, Обработка, сортировка, распределение корреспонденции, Прием и обработка, документов, документации, корреспонденции, Оформление, подготовка, редактирование корреспонденции, Обеспечение сохранности документации, Организация, подготовка совещаний, заседаний, собраний, Хранение архивных документов, Сбор документов, документации

• Вести учётные и регистрационные формы, работать с ними
• Контролировать исполнение документов
• Пользоваться базами данных (в том числе удалённо), справочно-правовыми системами, системами электронного документооборота
• Применять современные ИКТ-технологии для оптимизации работы
• Соблюдать правила русского языка
• Обладать навыками скоростного письма
• Устанавливать контакт с людьми, поддерживать деловую беседу, сглаживать конфликты, соблюдать служебный этикет
• Знать структуру организации, правила взаимодействия с партнёрами и клиентами

Место работы и занятость

• График: полный рабочий день
• Место работы: Кемеровская область - Кузбасс область, г. Новокузнецк, Заводской район, Советской Армии проспект, 48;корпус: А

Описание

• Приём и первичная обработка
• Принимает входящую корреспонденцию (бумажную и электронную), проверяет корректность оформления: наличие всех обязательных реквизитов, подписей, печатей
• При необходимости возвращает документы на доработку
• Регистрация
• Присваивает документу уникальный регистрационный номер и заносит его в журнал учёта Распределение и контроль исполнения
• На основе резолюции руководителя передаёт документы исполнителям
• Ведёт картотеку или базу, где отслеживает, на каком этапе находится каждый документ
• Контролирует сроки исполнения, напоминает исполнителям о приближающихся датах, при нарушениях докладывает руководству
• Также может выдавать справки по документам
• Работа с исходящей документацией
• Проверяет правильность оформления исходящих бумаг, регистрирует их и отправляет адресатам
• Систематизация и хранение
• Систематизирует документы текущего архива, формирует из них дела в соответствии с утверждённой номенклатурой дел
• Обеспечивает их сохранность
• Архивная работа
• Подготавливает и сдаёт в архив законченные делопроизводством документы: формирует дела, составляет описи, передаёт регистрационные картотеки или электронные банки данных
• Участвует в работе экспертной комиссии: контролирует сроки хранения, организует утилизацию документов с истёкшим сроком
• Организационно-техническое обеспечение
• По поручению руководителя может готовить проекты документов (письма, запросы), печатать служебные материалы, участвовать в подготовке заседаний (собирать материалы, оповещать участников)
• Иногда организует приём посетителей