Офис-менеджер

• Образование: высшее образование — бакалавриат
• Опыт работы не требуется
• Квалификация: Высшее профессиональное (Делопроизводство/Документационное обеспечение управления)
• Навыки: Выполнение поручений, распоряжений, указаний руководителя, Взаимодействие с внутренними подразделениями и сотрудниками, Ведение делопроизводства, документооборота, Ответственность , добросовестность, Коммуникабельность, Тактичность, дипломатичность, Разработка, организация мероприятий, Контроль наличия расходных материалов/канцелярии, Хранение и архивирование документов, Знания в области делопроизводства и документооборота, Хранение входящей и исходящей корреспонденции, Подготовка переговорных комнат, Участие в разработке номенклатур, Формирование, подготовка, оформление документов, документации, Работа с первичной документацией, Организация, контроль делопроизводства, документооборота, Работать с корреспонденцией, Отправка входящей, исходящей корреспонденции, документов, Получение входящей, исходящей корреспонденции, документов, Работа с входящей и исходящей корреспонденцией, документацией, Отправка и получение корреспонденции, документов почтой, Отправка почтовой корреспонденции/документов, Регистрация корреспонденции, Сортировка корреспонденции, Ведение учета входящей/исходящей корреспонденции, Подписание документов, корреспонденции у руководителя, Работа с деловой корреспонденцией, Ведение журналов, реестров корреспонденции, Выполнение поручений, распоряжений, указаний руководителя, Взаимодействие с внутренними подразделениями и сотрудниками, Ведение делопроизводства, документооборота, Ответственность , добросовестность, Коммуникабельность, Тактичность, дипломатичность, Разработка, организация мероприятий, Контроль наличия расходных материалов/канцелярии, Хранение и архивирование документов, Знания в области делопроизводства и документооборота, Хранение входящей и исходящей корреспонденции, Подготовка переговорных комнат, Участие в разработке номенклатур, Формирование, подготовка, оформление документов, документации, Работа с первичной документацией, Организация, контроль делопроизводства, документооборота, Работать с корреспонденцией, Отправка входящей, исходящей корреспонденции, документов, Получение входящей, исходящей корреспонденции, документов, Работа с входящей и исходящей корреспонденцией, документацией, Отправка и получение корреспонденции, документов почтой, Отправка почтовой корреспонденции/документов, Регистрация корреспонденции, Сортировка корреспонденции, Ведение учета входящей/исходящей корреспонденции, Подписание документов, корреспонденции у руководителя, Работа с деловой корреспонденцией, Ведение журналов, реестров корреспонденции

• Офис-менеджер должен знать:
• Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия
• Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства
• Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений
• Организацию делопроизводства
• Методы оформления и обработки документов
• Архивное дело
• Правила пользования приемно-переговорными устройствами
• Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации
• Правила составления деловых писем с использованием типовых форм
• Основы этики и эстетики
• Правила делового общения
• Правила эксплуатации вычислительной техники

• График: полный рабочий день
• Место работы: Самарская область, г. Самара, Мирная улица, дом 162

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Организует встречу, размещение гостей (бронирование гостиницы, билетов ж/д и авиа транспорта, организация встречи а/м транспортом). Оформление командировочных документов, регистрация прибывших в командировку.