Главный специалист по сопровождению трансформационных проектов / Проектный администратор

• Опыт работы не требуется

• График: полный рабочий день
• Место работы: Московская область, г. Красногорск, автодорога Балтия территория, 26-й километр, 5, Московская обл., г. Красногорск, тер автодорога Балтия, км 26-й, д. 5 стр. 2

ГБУ МО "Мосавтодор" ищет главного специалиста по сопровождению трансформационных проектов / проектного администратора.

Обязанности

• Ведение и контроль проектной деятельности:
• Ведение единого реестра трансформационных проектов
• Обеспечение актуальности информации по каждому проекту
• Ведение перечня задач, сроков, ответственных лиц и контрольных точек
• Запрос у исполнителей информации о текущем статусе выполнения задач
• Контроль исполнения поручений
• Фиксация нарушений сроков, препятствий к выполнению задач и вопросов, по которым отсутствуют решения
• Подготовка кратких отчетов о текущем статусе проектов для руководителя
• Обеспечение фиксации договоренностей, достигнутых в переписке, устных обсуждениях и на совещаниях
• Работа в «Битрикс24»:
• Создание проектных пространств, задач и контрольных списков в «Битрикс24»
• Назначение ответственных лиц, соисполнителей, наблюдателей и сроков исполнения
• Контроль актуальности статусов задач
• Размещение в задачах документов, протоколов, комментариев и материалов
• Контроль исполнения задач в установленные сроки
• Подготовка выгрузок по просроченным задачам, ответственным лицам и текущим статусам
• Контроль завершения задач только после подтверждения их фактического выполнения
• Сопровождение совещаний:
• Подготовка повестки проектных совещаний
• Предварительный сбор материалов от участников
• Подготовка кратких справок, таблиц и информации о статусах к совещаниям
• Фиксация принятых решений
• Подготовка протоколов и перечней поручений
• Оформление договоренностей, достигнутых по итогам совещаний, в виде конкретных задач в «Битрикс24»
• Контроль исполнения поручений по итогам совещаний
• Подготовка для руководителя краткой информации о принятых решениях, ответственных лицах, сроках и проблемных вопросах
• Взаимодействие с участниками проектов:
• Взаимодействие с исполнителями внутри Учреждения
• Запрос информации у структурных подразделений
• Направление исполнителям напоминаний о сроках этапов и проектов
• Уточнение причин задержек
• Получение конкретной информации о статусе выполнения задач
• Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками
• Регулярное рабочее взаимодействие с представителями Министерства транспорта и дорожной инфраструктуры Московской области, Министерства государственного управления и связи Московской области и иных органов власти
• Передача руководителю на рассмотрение вопросов, требующих управленческого решения
• Подготовка документов и материалов:
• Подготовка проектов писем, служебных записок, запросов и поручений
• Ведение проектных папок и реестров документов
• Обеспечение актуальности дорожных карт
• Подготовка таблиц, информации о статусах, контрольных списков и справок
• Сбор материалов для докладов, презентаций и совещаний
• Обеспечение наличия по каждому проекту актуальных документов, сроков, ответственных лиц и решений
• Контроль рисков и проблемных вопросов:
• Фиксация рисков по проектам
• Ведение перечня проблемных вопросов
• Контроль вопросов, по которым отсутствуют принятые решения
• Информирование руководителя о рисках нарушения сроков
• Фиксация повторяющихся нарушений при исполнении задач
• Подготовка для руководителя краткой информации о проблеме, ответственном лице, сроке и требуемом решении
• Взаимодействие с подрядчиками и внешними исполнителями:
• Запрос у подрядчиков информации о текущем статусе работ
• Контроль сроков предоставления материалов
• Фиксация отклонений от достигнутых договоренностей
• Подготовка вопросов для рабочих встреч
• Сопоставление фактического выполнения работ с дорожной картой
• Информирование руководителя о задержках, рисках и проблемных вопросах во взаимодействии с подрядчиками
• Требования, Профессиональные навыки и умения: Обязательные:
• Опыт административного, проектного или организационного сопровождения задач
• Умение одновременно сопровождать несколько проектов и поручений
• Уверенное владение Word, Excel и PowerPoint
• Опыт работы в CRM-системе «Битрикс24» или аналогичных системах
• Грамотная устная и письменная речь
• Навыки подготовки протоколов, писем, справок и поручений
• Внимательность при контроле сроков, деталей и достигнутых договоренностей
• Исполнительская дисциплина
• Способность самостоятельно запрашивать и уточнять необходимую информацию
• Навыки делового взаимодействия с руководителями, исполнителями, подрядчиками и представителями органов власти
• Готовность к работе с большим количеством задач и участников
• Желательные:
• Опыт работы в проектном офисе
• Опыт сопровождения цифровых, организационных или управленческих проектов
• Опыт работы в государственном секторе, ГБУ, органах власти или крупных инфраструктурных организациях
• Опыт ведения задач в «Битрикс24»
• Опыт подготовки материалов для руководства
• Опыт взаимодействия с подрядчиками
• Базовое понимание порядка подготовки технических заданий, исполнения договоров, проведения закупок и внедрения информационных систем

Условия

• ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА (НА РУКИ): 150 000 руб. график работы: понедельник-пятница Режим работы: пн-чт: с 8:45 до 17:45 пт: с 8:45 до 16:30 место работы: г. о
• Красногорск, 26 км автодороги "Балтия", "Бизнес-центр "Рига-Ленд" Корпоративный транспорт: от ст. м Строгино (~20 мин.), м
• Щукинская (~25 мин.), ж/д ст
• Красногорская (~10 мин.)