Главный специалист по сопровождению трансформационных проектов / Проектный администратор
от 150 000 ₽ в месяц
ГБУ МО Мосавтодор · Москва
ГрафикПолный день
ОпытБез опыта
Адресг. Москва, МКАД 26-й километр, 5, Московская обл., г. Красногорск, тер автодорога Балтия, км 26-й, д. 5 стр. 2
Требования к кандидату
Опыт работы не требуется
Место работы и занятость
График: полный рабочий день
Место работы: г. Москва, МКАД 26-й километр, 5, Московская обл., г. Красногорск, тер автодорога Балтия, км 26-й, д. 5 стр. 2
Описание
ГБУ МО "Мосавтодор" ищет главного специалиста по сопровождению трансформационных проектов / проектного администратора.
Обязанности
Ведение и контроль проектной деятельности:
Ведение единого реестра трансформационных проектов
Обеспечение актуальности информации по каждому проекту
Ведение перечня задач, сроков, ответственных лиц и контрольных точек
Запрос у исполнителей информации о текущем статусе выполнения задач
Контроль исполнения поручений
Фиксация нарушений сроков, препятствий к выполнению задач и вопросов, по которым отсутствуют решения
Подготовка кратких отчетов о текущем статусе проектов для руководителя
Обеспечение фиксации договоренностей, достигнутых в переписке, устных обсуждениях и на совещаниях
Работа в «Битрикс24»:
Создание проектных пространств, задач и контрольных списков в «Битрикс24»
Назначение ответственных лиц, соисполнителей, наблюдателей и сроков исполнения
Контроль актуальности статусов задач
Размещение в задачах документов, протоколов, комментариев и материалов
Контроль исполнения задач в установленные сроки
Подготовка выгрузок по просроченным задачам, ответственным лицам и текущим статусам
Контроль завершения задач только после подтверждения их фактического выполнения
Сопровождение совещаний:
Подготовка повестки проектных совещаний
Предварительный сбор материалов от участников
Подготовка кратких справок, таблиц и информации о статусах к совещаниям
Фиксация принятых решений
Подготовка протоколов и перечней поручений
Оформление договоренностей, достигнутых по итогам совещаний, в виде конкретных задач в «Битрикс24»
Контроль исполнения поручений по итогам совещаний
Подготовка для руководителя краткой информации о принятых решениях, ответственных лицах, сроках и проблемных вопросах
Взаимодействие с участниками проектов:
Взаимодействие с исполнителями внутри Учреждения
Запрос информации у структурных подразделений
Направление исполнителям напоминаний о сроках этапов и проектов
Уточнение причин задержек
Получение конкретной информации о статусе выполнения задач
Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками
Регулярное рабочее взаимодействие с представителями Министерства транспорта и дорожной инфраструктуры Московской области, Министерства государственного управления и связи Московской области и иных органов власти
Передача руководителю на рассмотрение вопросов, требующих управленческого решения
Подготовка документов и материалов:
Подготовка проектов писем, служебных записок, запросов и поручений
Ведение проектных папок и реестров документов
Обеспечение актуальности дорожных карт
Подготовка таблиц, информации о статусах, контрольных списков и справок
Сбор материалов для докладов, презентаций и совещаний
Обеспечение наличия по каждому проекту актуальных документов, сроков, ответственных лиц и решений
Контроль рисков и проблемных вопросов:
Фиксация рисков по проектам
Ведение перечня проблемных вопросов
Контроль вопросов, по которым отсутствуют принятые решения
Информирование руководителя о рисках нарушения сроков
Фиксация повторяющихся нарушений при исполнении задач
Подготовка для руководителя краткой информации о проблеме, ответственном лице, сроке и требуемом решении
Взаимодействие с подрядчиками и внешними исполнителями:
Запрос у подрядчиков информации о текущем статусе работ
Контроль сроков предоставления материалов
Фиксация отклонений от достигнутых договоренностей
Подготовка вопросов для рабочих встреч
Сопоставление фактического выполнения работ с дорожной картой
Информирование руководителя о задержках, рисках и проблемных вопросах во взаимодействии с подрядчиками
Требования, Профессиональные навыки и умения: Обязательные:
Опыт административного, проектного или организационного сопровождения задач
Умение одновременно сопровождать несколько проектов и поручений
Уверенное владение Word, Excel и PowerPoint
Опыт работы в CRM-системе «Битрикс24» или аналогичных системах
Грамотная устная и письменная речь
Навыки подготовки протоколов, писем, справок и поручений
Внимательность при контроле сроков, деталей и достигнутых договоренностей
Исполнительская дисциплина
Способность самостоятельно запрашивать и уточнять необходимую информацию
Навыки делового взаимодействия с руководителями, исполнителями, подрядчиками и представителями органов власти
Готовность к работе с большим количеством задач и участников
Желательные:
Опыт работы в проектном офисе
Опыт сопровождения цифровых, организационных или управленческих проектов
Опыт работы в государственном секторе, ГБУ, органах власти или крупных инфраструктурных организациях
Опыт ведения задач в «Битрикс24»
Опыт подготовки материалов для руководства
Опыт взаимодействия с подрядчиками
Базовое понимание порядка подготовки технических заданий, исполнения договоров, проведения закупок и внедрения информационных систем
Условия
ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА (НА РУКИ): 150 000 руб. график работы: понедельник-пятница Режим работы: пн-чт: с 8:45 до 17:45 пт: с 8:45 до 16:30 место работы: г. о
Красногорск, 26 км автодороги "Балтия", "Бизнес-центр "Рига-Ленд" Корпоративный транспорт: от ст. м Строгино (~20 мин.), м