Вакансия в архиве. Отклик и контакты недоступны.Описание сохранено для справки.
от 100 000 ₽ в месяц
ООО «Строительная компания - 2008» · Мытищи
ГрафикПолный день
Опыт3–6 лет
АдресМосковская область, г. Мытищи, Аббакумово деревня, Складская улица, Московская обл, г. Мытищи, деревня Аббакумово, ул Складская, стр 11
Требования к кандидату
Образование: общее образование
Опыт работы: от 4 лет
Место работы и занятость
График: полный рабочий день
Место работы: Московская область, г. Мытищи, Аббакумово деревня, Складская улица, Московская обл, г. Мытищи, деревня Аббакумово, ул Складская, стр 11
Описание
Компания: ООО «СК-2008» Заработная плата: договорная от 100 000 руб. определяется по результатам собеседования с учётом опыта, навыков и согласованного объёма обязанностей
Приглашаем менеджера производственно-технического отдела
Помощника руководителя ПТО для организации документооборота, сопровождения договоров, взаимодействия с поставщиками и работы на электронной площадке заказчика
Ищем внимательного и организованного сотрудника, который умеет контролировать сроки, поддерживать порядок в документах и оперативно решать текущие организационные вопросы
ОбязанностиОрганизация работы отдела Помощь руководителю и ведущему специалисту ПТО в организации ежедневной работы отдела
Участие в планировании деятельности отдела с учётом целей компании, графиков выполнения работ и текущих задач по объектам
Ведение перечня поручений, контроль сроков их исполнения, сбор информации о ходе выполнения
Подготовка сводных таблиц, реестров, справок и отчётов для руководителя отдела
Организация обмена информацией между ПТО, снабжением, бухгалтерией, сотрудниками строительных объектов и другими подразделениями
Подготовка материалов к рабочим совещаниям, фиксация принятых решений и контроль выполнения поручений
Работа с договорами и деловая переписка Организационное сопровождение заключаемых соглашений, договоров и контрактов
Контроль наличия необходимых приложений, спецификаций и дополнительных соглашений
Ведение реестра договоров, отслеживание сроков согласования, подписания и действия документов
Направление документов на согласование ответственным специалистам, контроль получения замечаний и исправленных редакций
Подготовка деловых писем, запросов, уведомлений и сопроводительной документации
Взаимодействие с заказчиками, подрядчиками, поставщиками и другими деловыми партнёрами в пределах порученных задач
Сбор, систематизация и своевременная передача информации, необходимой для работы отдела
Взаимодействие с поставщиками Прямая работа с поставщиками по вопросам заявок, поставок материалов и сопроводительных документов
Запрос коммерческих предложений, сведений о наличии материалов, сроках и условиях поставки
Подготовка сравнительных таблиц предложений для рассмотрения руководителем
Направление согласованных заявок и контроль их принятия поставщиками
Отслеживание согласованных сроков поставки, информирование ответственных сотрудников о задержках и изменениях
Контроль получения счетов, спецификаций, накладных, УПД, паспортов качества и сертификатов
В зависимости от вида поставляемых материалов и условий договора
Ведение реестров заявок, поставок и недостающих документов
Ведение документации ПТО Формирование и ведение накопительных папок актов, исполнительной и рабочей документации
Систематизация документов по объектам, договорам, видам работ и отчётным периодам
Регистрация входящей и исходящей документации
Контроль комплектности документов по установленным перечням и требованиям заказчика
Ведение реестров актов, исполнительной документации, чертежей и сопроводительных писем
Сканирование, копирование, комплектование и подготовка документов к передаче заказчику
Отслеживание актуальности версий документов и наличия подписанных экземпляров
Учёт замечаний заказчика, передача их ответственным специалистам и контроль сроков устранения
Организация бумажного и электронного архива, обеспечение быстрого поиска документов
Работа на электронной площадке заказчика Размещение документов на электронной площадке заказчика в соответствии с установленным порядком
Заполнение необходимых форм и карточек, загрузка приложений
Контроль статусов рассмотрения, согласования и возврата документов
Отслеживание уведомлений, замечаний и запросов заказчика
Передача замечаний ответственным сотрудникам, повторная загрузка исправленных документов после согласования
Подготовка, подача, учёт и контроль согласования распределительных писем на поставку материалов
Ведение реестра распределительных писем с указанием объекта, материала, поставщика, даты подачи и текущего статуса
Контроль соответствия размещаемой информации согласованным заявкам и документам
Дополнительные задачи Выполнение поручений руководителя и ведущего специалиста отдела ПТО в рамках должностных обязанностей
Оперативное информирование руководителя о недостающих документах, нарушении сроков и вопросах, требующих решения
Участие в улучшении системы документооборота и учёта задач отдела
Соблюдение конфиденциальности служебной и коммерческой информации
Требования Среднее профессиональное или высшее образование
Техническое или строительное образование будет преимуществом
Опыт административной работы, договорного сопровождения, документооборота, снабжения или работы в ПТО
Уверенное владение Microsoft Excel и Word
Умение работать с таблицами, реестрами, электронными папками и большим объёмом документов
Навыки ведения деловой переписки и телефонных переговоров
Умение проверять реквизиты, даты, номера документов и комплектность приложений
Способность самостоятельно организовывать рабочий день, определять приоритеты и соблюдать сроки
Внимательность, ответственность, аккуратность и исполнительность
Готовность работать в режиме многозадачности и взаимодействовать с несколькими подразделениями
Умение своевременно уточнять недостающую информацию и доводить порученные задачи до результата
Будет преимуществом Опыт работы в строительной организации или производственно-техническом отделе
Понимание назначения и состава рабочей и исполнительной документации
Опыт работы с актами выполненных работ, в том числе КС-2 и КС-3
Опыт взаимодействия с поставщиками строительных материалов
Практика работы на электронных площадках заказчиков и в системах электронного документооборота
Навыки работы с PDF-документами: объединение, разделение, нумерация и подготовка комплектов
Опыт ведения договорных реестров и контроля согласования документов
Условия работы Заработная плата
Договорная, определяется по результатам собеседования с учётом опыта, навыков и согласованного объёма обязанностей
Работа во взаимодействии с руководителем и ведущим специалистом отдела ПТО
Задачи в области строительного документооборота, сопровождения поставок и взаимодействия с заказчиком
График, место работы, формат оформления и остальные условия обсуждаются на собеседовании