Заведующий сектором по организации приема, распределения и учета гуманитарной помощи администрации Волновахского муниципального округа Донецкой Народной Республики

Требования к кандидату

• Образование: высшее образование — бакалавриат
• Опыт работы не требуется
• Квалификация: Высшее образование по специальности

• Нормативно-правовую базу, регулирующую приём, учёт и распределение гуманитарной помощи
• Правила документооборота: как регистрировать поступления, вести журналы и базы данных, формировать номенклатуру дел, передавать документы в архив
• Принципы складского учёта и логистики: как организовать хранение, чтобы товары не испортились, как проводить инвентаризацию, как распределять ресурсы между получателями
• Требования к безопасности: правила пожарной безопасности, санитарные нормы
• Организовывать и контролировать процессы: приём грузов, их сортировку, учёт, распределение
• Работать с учётными системами и ПО
• Составлять аналитические справки, отчёты, проекты приказов или положений по работе сектора
• Эффективно распределять задачи между сотрудниками, мотивировать команду, решать конфликтные ситуации
• Работать в условиях неопределённости или повышенного объёма задач
• Взаимодействовать с другими структурами: донорами, волонтёрами, получателями помощи, контролирующими органами

Место работы и занятость

• График: полный рабочий день
• Занятость: полная занятость
• Место работы: Донецкая Народная республика, Волновахский район, г. Волноваха, Героя России Владимира Жоги улица, 1

Описание

• Организовывать и контролировать приём грузов гуманитарной помощи на складах/пунктах приёма, включая проверку сопроводительной документации (накладные, сертификаты, акты и пр.)
• Обеспечивать проверку соответствия фактического количества и качества поступивших товаров данным в документах, фиксировать расхождения
• Организовывать комиссионный приём помощи (формирование комиссии, оформление актов приёма-передачи, актов расхождений)
• Контролировать соблюдение условий хранения при приёме (температурный режим, целостность упаковки и др.), при необходимости фиксировать нарушения
• Вести количественный и номенклатурный учёт поступившей, перемещённой и выданной помощи (в журналах, электронных реестрах, системах учёта)
• Обеспечивать присвоение идентификационных номеров, маркировку, ведение карточек учёта по партиям и видам товаров
• Организовывать проведение инвентаризаций, оформлять акты, выявлять недостачи/излишки, участвовать в расследовании причин
• Обеспечивать формирование и хранение комплекта первичных документов (акты, накладные, протоколы комиссии) в соответствии с номенклатурой дел и сроками хранения
• Взаимодействовать с бухгалтерией по вопросам стоимостного учёта и отражения операций в бухгалтерских регистрах (при наличии стоимостной оценки)
• Формировать планы распределения на основании заявок, приоритетов и утверждённых критериев нуждаемости
• Координировать формирование комплектов помощи (по категориям получателей: семьи, дети, пожилые, пострадавшие при ЧС и пр.) с учётом нормативов и остатков
• Организовывать выдачу помощи через пункты выдачи, контролировать оформление документов на выдачу (заявления, ведомости, расписки), соблюдение очерёдности и адресности
• Контролировать целевое использование помощи при передаче организациям-партнёрам (социальные службы, приюты и др.) на основании договоров/соглашений
• Вести мониторинг остатков, своевременно перераспределять невостребованные позиции, согласовывать передачу между пунктами/районами
• Руководить работой сотрудников сектора и привлечённых специалистов, распределять задачи, контролировать исполнение
• Разрабатывать и актуализировать внутренние регламенты, инструкции, технологические карты по приёму, учёту и выдаче помощи
• Обеспечивать взаимодействие с органами власти, МЧС, соцзащитой, НКО, транспортными и таможенными структурами по вопросам поставок и распределения
• Организовывать отчётность: формировать ежедневные, еженедельные, ежемесячные отчёты о поступлении, движении и выдаче помощи, предоставлять данные в вышестоящие органы
• Участвовать в планировании потребностей, формировании заявок на дополнительные поставки, анализе эффективности распределения