Главный специалист сектора по организации работы коллегиальных органов администрации Волновахского муниципального округа Донецкой Народной Республики

Требования к кандидату

• Образование: среднее профессиональное образование
• Опыт работы не требуется
• Квалификация: Среднее профессиональное образование

• Законодательство и регламенты: ФЗ № 131 Об общих принципах организации местного самоуправления, ФЗ № 25 О муниципальной службе, основы административного и трудового права, антикоррупционное законодательство
• Делопроизводство и документооборот: правила оформления документов, номенклатура дел, сроки хранения, работа с входящей/исходящей корреспонденцией, регистрация и контроль исполнения поручений
• Регламенты администрации и коллегиальных органов: положения о комиссиях/советах, регламенты заседаний, порядок подготовки повесток, проектов решений и протоколов
• Информационная безопасность и работа с данными: правила обращения со служебной информацией, основы защиты персональных данных (ФЗ № 152), правила доступа и хранения электронных документов
• Организация мероприятий: планирование заседаний, координация участников, подготовка помещений и ВКС, контроль кворума и повестки
• Работа с документами: подготовка проектов протоколов, решений, поручений, справок
• Редактирование и согласование текстов
• Контроль сроков и корректности оформления
• Контроль исполнения: постановка поручений на контроль, отслеживание сроков, запрос отчётов, формирование сводок и снятие с контроля
• Координация и коммуникация: взаимодействие с подразделениями администрации, внешними организациями, членами комиссий
• Умение договариваться, фиксировать договорённости, вести переписку
• Цифровые навыки: уверенное владение офисным пакетом (Word, Excel, PowerPoint), справочно-правовыми системами, электронной почтой и календарями
• Стрессоустойчивость и тайм‑менеджмент: способность работать в сжатые сроки, расставлять приоритеты, держать в голове несколько параллельных процессов

Место работы и занятость

• График: полный рабочий день
• Место работы: Донецкая Народная республика, Волновахский район, г. Волноваха, Героя России Владимира Жоги улица, 1

Описание

• Планирование работы коллегиальных органов
• Формировать проекты планов работы комиссий, советов, рабочих групп и иных коллегиальных органов
• Отслеживать исполнение планов, актуализировать сроки и состав мероприятий
• Подготовка заседаний
• Организовывать проведение заседаний: уведомлять участников, формировать повестку, собирать материалы и проекты решений, обеспечивать наличие кворума, готовить помещения и технические средства (в т. ч
• ВКС)
• Документационное обеспечение
• Готовить проекты протоколов, решений, поручений и сопутствующих документов
• Обеспечивать их согласование, подписание и доведение до исполнителей
• Контролировать оформление в соответствии с правилами делопроизводства
• Ведение документооборота и архива
• Регистрировать входящие материалы для рассмотрения коллегиальными органами, вести номенклатуру дел, формировать комплекты документов, обеспечивать хранение и передачу в архив по установленным срокам
• Контроль исполнения решений
• Ставить на контроль поручения, зафиксированные в протоколах
• Отслеживать сроки исполнения, запрашивать промежуточные отчёты, готовить сводные справки о выполнении, фиксировать снятие с контроля
• Взаимодействие и координация
• Согласовывать вопросы между структурными подразделениями администрации, внешними организациями и членами коллегиальных органов
• Организовывать обмен информацией, запросы дополнительных материалов, привлечение экспертов
• Информационное сопровождение
• Размещать на официальном сайте и в рабочих каналах связи повестки, протоколы, решения, анонсы и итоги заседаний
• Обеспечивать доступ участников к материалам в установленном порядке
• Работа с обращениями и запросами
• Рассматривать поступающие предложения, замечания и запросы по вопросам деятельности коллегиальных органов, готовить проекты ответов, направлять запросы в компетентные подразделения
• Методическая поддержка
• Консультировать сотрудников администрации по порядку подготовки материалов к заседаниям, требованиям к оформлению проектов решений и срокам согласования
• При необходимости разрабатывать памятки и регламенты
• Обеспечение соблюдения регламентов
• Контролировать соблюдение установленного порядка работы коллегиальных органов (регламенты, положения, порядки), фиксировать отклонения и предлагать меры по их устранению