Знания нормативных правовых актов и методические документы, которые регулируют делопроизводство
Структуры организации, функции её подразделений
Правила защиты конфиденциальной информации
Основы организации труда, правила внутреннего трудового распорядка
Уметь: Работать с разными информационно-документационными ресурсами организации
Пользоваться базами данных, справочно-правовыми системами, системами электронного документооборота (СЭД)
Применять современные ИКТ для оптимизации работы с документами
Грамотно оформлять документы, редактировать их
Систематизировать и хранить документы, в том числе формировать описи для архива
Контролировать прохождение документов и выдавать справки
Место работы и занятость
График: полный рабочий день
Место работы: г. Санкт-Петербург, Соляной переулок, Д.9
Описание
Приём, учёт и регистрация документов
Принимает входящую корреспонденцию, проверяет её на соответствие стандартам, наличие подписей и печатей
Распределение и контроль исполнения
Направляет документы в нужные подразделения или исполнителям согласно резолюции руководителя
Ведёт учёт прохождения документов, контролирует сроки исполнения, напоминает исполнителям о приближающихся датах, при нарушениях докладывает руководству
Работа с исходящей документацией
Проверяет правильность оформления исходящих бумаг, регистрирует их в специальном журнале и отправляет адресатам
Систематизация и хранение
Систематизирует документы текущего архива, формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность
Подготовка к архивному хранению
После завершения делопроизводства делопроизводитель подготавливает документы (в бумажном или электронном виде), составляет описи дел и сдаёт их в архив
Организационно-техническое обеспечение
Готовит материалы для руководителя (приказы, письма, запросы), организует проведение совещаний и заседаний (сбор материалов, оповещение участников, регистрация), обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами
Разработка номенклатуры дел
Совместно с начальниками структурных подразделений разрабатывает номенклатуру дел на календарный год и при необходимости согласовывает её с экспертной комиссией архива
Работа с конфиденциальной информацией
Обеспечивает защиту проходящей служебной документации, соблюдает требования по защите персональных данных и иной конфиденциальной информации
Выполнение отдельных поручений
В рамках своей компетенции выполняет служебные поручения руководителя