АдресЯмало-Ненецкий автономный округ, Ямальский район, Мыс-Каменный село, Геологов улица, ЗД. 16
Требования к кандидату
Образование: высшее образование — бакалавриат
Опыт работы: от 1 года
Квалификация: без предъявления к уровню квалификации
Справка об отсутствии судимости.
Место работы и занятость
График: полный рабочий день
Место работы: Ямало-Ненецкий автономный округ, Ямальский район, Мыс-Каменный село, Геологов улица, ЗД. 16
Описание
Планирование рабочего времени
Секретарь помогает руководителю составлять расписание, согласовывает время встреч, переговоров и мероприятий с партнёрами и сотрудниками, информирует о регламенте событий и предупреждает о приближении времени их начала
Организация работы с посетителями
Секретарь ведёт журнал предварительной записи, регистрирует посетителей, содействует оперативному рассмотрению их просьб и предложений, организует приём деловых партнёров
Подготовка мероприятий
Секретарь собирает материалы для совещаний и конференций, оповещает участников, рассылает приглашения, помогает в подготовке докладов и презентационных материалов
Поддержание рабочего пространства
Секретарь обеспечивает руководителя необходимыми средствами оргтехники и канцелярскими принадлежностями, следит за их наличием и исправностью
Работа с корреспонденцией
Секретарь принимает входящую почту, регистрирует её, сортирует и передаёт руководителю или в структурные подразделения для исполнения
Подготовка документов для подписи
Секретарь принимает документы и личные заявления на подпись руководителя, проверяет правильность их оформления перед передачей на подпись
Составление документов
По поручению руководителя секретарь готовит письма, запросы, другие документы, а также отвечает на письма авторов
Контроль исполнения
Секретарь следит за своевременным исполнением документов, приказов и поручений руководителя, предупреждает исполнителей о приближении сроков, фиксирует исполнение и составляет отчёты
Делопроизводство
Секретарь ведёт контрольно-регистрационную картотеку, формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт в архив
Работа с электронными системами
Секретарь использует системы электронного документооборота (СЭД) для создания, согласования и контроля документов
Организация телефонных переговоров
Секретарь соединяет руководителя с абонентами, регистрирует поступающие звонки, перенаправляет отдельные вызовы, получает и передаёт санкционированную информацию. c Приём и передача информации
Секретарь фиксирует в отсутствие руководителя полученную информацию и доводит её содержание до его сведения, а также передаёт информацию по факсу и телефонограммам