Адресг. Москва, Филёвская линия метро Деловой центр
Требования к кандидату
Опыт работы не требуется
Место работы и занятость
График: полный рабочий день
Место работы: г. Москва, Филёвская линия метро Деловой центр
Описание
Приглашаем личного помощника руководителя
Это ключевая роль для обеспечения порядка в расписании, бизнес-процессах и личных/семейных задачах руководителя
Мы ищем человека, который умеет спокойно работать в условиях высокой интенсивности, быстро менять приоритеты, сохранять корректность при резкой обратной связи и брать на себя ответственность за результат
Руководитель прямой, требовательный, часто меняет фокус задач
Поэтому важны эмоциональная устойчивость, дисциплина и умение не принимать критику на свой счет
Основные задачи Бизнес-поддержка руководителя (30%): ведение календаря: встречи, звонки, командировки, напоминания, переносы, контроль приоритетов
Подготовка писем, документов, презентаций, справок, мини-аналитики по запросу
Контроль исполнения поручений сотрудниками, подрядчиками, партнерами
Координация рабочих процессов: документы, счета, договоры, статусы, сроки
Подготовка к совещаниям: материалы, повестки, контакты, ссылки, протоколы
Взаимодействие с внутренними подразделениями и внешними исполнителями
Поддержание порядка в файлах, контактах, задачах и договоренностях
Обеспечение конфиденциальности информации
Личные и семейные задачи (70%): бронирование билетов, отелей, трансферов, ресторанов
Организация личных поездок, встреч, событий
Помощь с бытовыми и организационными вопросами руководителя и членов семьи по согласованному перечню
Координация служб: доставка, клининг, администрация бизнес-центра, охрана, IT, ремонтные и хозяйственные вопросы
Ведение списков, напоминаний, небольших бюджетов по личным расходам, если это предусмотрено ролью
Оперативное решение нестандартных ситуаций
Коммуникация и доступность: быть на связи в рабочее время и в согласованные окна вне рабочего времени при срочных задачах
Быстро реагировать на изменения приоритетов
Вести деловую переписку корректно, грамотно и без эмоциональности
Сохранять спокойствие при напряженном графике и резкой обратной связи
Требования к кандидату опыт работы личным помощником, ассистентом руководителя, офис-менеджером высокого уровня, помощником в family office, администратором VIP-сервиса или смежных ролях
От 2–3 лет
Грамотная устная и письменная речь, знание делового этикета
Уверенный пользователь ПК: MS Office / Google Workspace, мессенджеры, электронная почта, онлайн-бронирования, календари, задачи
Опыт работы с большим объемом разнородных задач: бизнес + личные поручения + семья
Высокая стрессоустойчивость: умение спокойно воспринимать критику, не оправдываться агрессивно, не хамить в ответ, переводить негатив в конкретные действия
Дисциплинированность, пунктуальность, внимание к деталям
Умение соблюдать конфиденциальность
Готовность к ненормированному рабочему дню и оперативной связи по срочным вопросам
Понимание, что руководитель может быть требовательным, прямым и быстро менять решения
Зрелость, спокойный характер, отсутствие привычки обижаться, спорить «на эмоциях» или перекладывать ответственность
Будет преимуществом: опыт работы с первым лицом компании, собственником бизнеса, топ-менеджментом
Опыт ведения семейных/бытовых вопросов руководителя
Знание Москвы, логистики, ресторанов, сервисов, административных процедур
Опыт бронирования билетов, виз, страховок, отелей, трансферов
Опыт работы в условиях высокой секретности
Условия работы оформление по ТК РФ
Испытательный срок — 3 месяца
Работа в офисе, Москва-Сити, график 5/2, затем возможен гибридный формат работы. ненормированный рабочий день в соответствии с трудовым договором
Готовность к оперативной связи в нерабочее время по срочным задачам
В согласованном режиме, с учетом правил компании и компенсации/отдыха согласно внутренним нормам
Прямое подчинение руководителю
Возможность получить сильный опыт в роли личного помощника собственника / топ-менеджера
Важное примечание для соискателей Мы не ищем человека, который должен «угождать во всем»
Мы ищем профессионального помощника, который умеет решать задачи, сохранять спокойствие, корректно общаться и брать ответственность за результат
Руководитель требует быстрого и качественного исполнения, может давать резкую обратную связь
Поэтому нам важен человек эмоционально устойчивый, без привычки обижаться, спорить на повышенных тонах или переносить рабочие сложности в личный конфликт