Высшее образование или среднее профессиональное образование, желательно профильное в сфере документоведения, архивоведения, управления, юриспруденции или менеджмента
При непрофильном образовании - программы профессиональной переподготовки в сфере документооборота и делопроизводства
Место работы и занятость
График: полный рабочий день
Место работы: г. Санкт-Петербург, Синопская набережная, 74
Описание
Вакансия временная, на время отсутствия основного работника Принимать, качественно регистрировать и распределять входящие (поступающие) документы, в том числе по средствам системы электронного документооборота (далее - СЭД), 1С: Документооборот
В соответствии с резолюцией руководителей Предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки (СЭД, 1С: Документооборот) или создавать банк данных
Осуществлять контроль за исполнением входящих документов, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам
Осуществлять своевременную и качественную регистрацию и направление адресатам исходящих документов в СЭД и 1С: Документооборот
Своевременно регистрировать внутренние документы (служебные записки в СЭД и 1С: Документооборот), организационно-распорядительные документы, протоколы)
Организовать и проверять работу делопроизводителя по регистрации и распределению входящих (поступающих) документов, в том числе по средствам СЭД
Контролировать прием и регистрацию исходящих (отправляемых) документов, обработку и направление их адресатам, в том числе по средствам СЭД
Контролировать регистрацию организационно-распорядительных документов Предприятия, в том числе по средствам СЭД
Контролировать регистрацию и регистрировать внутренние документы Предприятия, в том числе по средствам СЭД и 1С: Документооборот
Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива
Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск
Подготавливать и сдавать в архив Предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив
По необходимости, вести протоколы совещаний при генеральном директоре Предприятия
Оформлять протоколы по итогам совещания
Подготавливать заявки на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции, получение канцелярских товаров
Вести учет печатей, штампов и бланков документов, используемых Предприятием
Формировать предложения для включения в номенклатуру дел
Оформлять и формировать дела в соответствии с номенклатурой дел Предприятия, обеспечивать их сохранность
Контролировать исполнение регламентов документооборота (внутреннего и внешнего)
Контролировать исполнение приказов, поручений, указаний генерального директора Предприятия